Wenn du Regeln benutzen willst in einem Fanprojekt und diese dort rein schreibst direkt, solltest du immer dich mit dem Verlag absprechen, selbst wenn es nur GRW Regeln sind.
Auch wenn das GRW frei verfügbar ist heißt das nicht, dass man deshalb die Regeln auch frei in seine Fanprojekte packen kann die man vor hat zu veröffentlichen oder so. Die Rechte an den Regeln etc. liegen weiterhin beim Verlag, da, zumindest meines Wissens nach, kein generelles "Frei wiederverwendbar" jemals für das GRW rausgegeben wurde.
(Man möge mich korrigieren falls das doch gemacht wurde und ich das einfach nur übersehen habe)
Insofern, sobald du etwas machst was mehr ist als nur für dich Privat oder für deine Gruppe(n), solltest du dich an den Verlag wenden.
Die einfachste Methode ist dabei einfach eine E-Mail an info@uhrwerk-verlag.de zu senden und ihnen schildern, worum es denn geht.